Перший лист у фонд: повний пакет

Рапорт командира частини. Адресат: конкретний фонд, конкретна особа-координатор напрямку (якщо відома) або «координатор з питань БпЛА». Зміст: номер військової частини; тип потреби (FPV / розвідувальний БпЛА / наземний дрон / РЕБ / інше); кількість; обґрунтування — одне-два речення про задачу, без оперативних деталей; реквізити для оформлення передачі (повна назва частини, ЄДРПОУ, поштова адреса для документів); контактна особа з телефоном і email. Підпис командира з гербовою печаткою.

Заповнена форма фонду. Притула — внутрішня форма на spcf.erp.co.ua. Повернись Живим — форма заявки на офіційному сайті. Менші фонди й «Спільнота Стерненка» — публічні канали: форма на сайті або email для запитів від військових. Поля, які заповнюють завжди: назва частини, відповідальний, телефон, що саме потрібно, кількість, термін.

Сканована копія рапорту. PDF або JPG, читабельний; кріпиться до форми; нотаріального завірення не потрібно.

Контактна особа з боку постачальника, доступна для відповіді. У формі — одна особа. Має бути на звʼязку протягом робочого дня: фонд може передзвонити для уточнення вже наступного дня. Якщо контакт «офіційний, але недоступний», заявка піде в наступний цикл.

Чого не варто писати в перший лист.

• Оперативні деталі: де саме діє підрозділ, проти якої цілі.
• Емоційну частину: «нам терміново», «ми втратили». Велику заявку оцінюють за форматом, не за тоном; малу — за швидкістю відповіді координатора, а не за пафосом тексту.
• Готовий список конкретних виробників. Фонд сам вирішує, у кого купувати; ваша заявка — на категорію (FPV-дрон 7-7.5″, розвідник «Mavic-class» тощо), не на бренд.
• Прохання передати поза чергою без підстав. Чергу формує фонд; виняток — спецоперації з підтвердженням вищого штабу окремим листом.

Фактичні строки. Велика заявка у великому фонді: тиждень-два до підтвердження прийому, далі ще місяць-два до передачі — залежить від наявності на складі й черги. Мала заявка в малому фонді: одна-три доби до відповіді, до тижня — до передачі.